Advanced Experience Inc.

Блог компании

Хватит рисовать, пора планировать

Все большое значение в сфере бизнеса приобретает планирование деятельности предприятия, так как успешная реализация проектов требует учета большого количества условий, ресурсов и факторов различного характера, оптимальное и  рациональное управление которыми неотделимы от самой работы над проектом. А лица компаний, ответственные за функционирование предприятия, все увереннее заявляют о своей компетентности в планировании проектов, ссылаясь на использование таких продуктов по планированию, как Microsoft Excel или Project.

Однако использование программных продуктов для планирования задач не означает, что управление реализуемым проектом осуществляется эффективно. Такие проблемы, как задержки по срокам и перерасходы бюджета, все равно могут возникать, хотя в руках грамотного планировщика это вполне управляемые и контролируемые задачи. Это также не означает, что руководитель проекта грамотно использует (если вообще использует) все достоинства и возможности программного обеспечения по управлению проектами, чтобы избежать вышеуказанных проблем или эффективно их решать. Профессиональное планирование проектов не ограничивается простым «рисованием» задач одной за другой с приблизительным пересечением во времени на плане с двухуровневой структурой (в лучшем случае), созданном в Excelили даже в профессиональной программе-планировщике.

Насущным вопросом эффективного планирования является владение информацией. О том, чем занимаются все подрядчики в данный момент времени. О том, какие у вас отставания по срокам с точностью до одного дня. О том, сколько вам точно необходимо денег на тот или иной проект на ближайшее время в разрезе всех статей бюджета. О том, каков перерасход бюджета с точностью до рубля.

Прибегнем к практическому рассмотрению примеров. Планирование реализации своих объектов (к примеру, строительных) Заказчиками и Подрядчиками в вышеописанных организациях зачастую осуществляется так, как изображено на рисунках 1-2.

Планирование в Microsoft Excel

Рис. 1. Планирование в Microsoft Excel

Планирование в AxProject

Рис. 2. Планирование в AxProject

При анализе перечня работ на рис.2 с длительностями от месяца до пяти месяцев возникает целый ряд вопросов касательно данного проекта и его реализации. Каковы конкретные обязанности штукатуров в рамках задачи «Foundations» на протяжении всего периода работ? Каков необходимый объем работ? Какие ресурсы (квалификация, стоимость, качество) требуются для выполнения каждой задачи? 
Следующий краеугольный камень – затраты. На рисунке видно, что определить стоимость штукатурных работ, да и всех остальных этапов, невозможно, что, конечно же, доставляет трудности в управлении бюджетом, не говоря уже об отсутствии его первоначального поэтапного планирования. Определенная в договоре полная стоимость проекта никак не поможет в определении и контроле затрат на реализацию и возможного перерасхода средств.

Позицией многих недальновидных специалистов может быть «бюджетирование по факту»  и следовательно отсутствие планирования затрат до начала строительства. Абсолютно неправильный, а главное – провальный подход. Ведь при рациональном подходе профессионал в рамках конкретного этапа проекта может с высокой точностью указать и определить ресурсы и средства на их привлечение, объемы и структуру работ, начало и окончание работ и факторы, их определяющие. Это, в свою очередь, база для планирования деятельности.
Каждая из работ в отдельности требуют логической и интегрированной взаимосвязи с другими, иначе получается, как на рис.2. Вопрос времени начала и конца работ определен случайным образом, потому что никто не ответит, исходя из приведенных данных, какие подработы входят в «Foundations» и что необходимо сделать до начала «SteelErection», а отставание или опережение по каждой из работ никак не отражается на временных рамках самого проекта. А это, как мы знаем, ничего общего с реальностью не имеет.

Как по такому рисованию проекта мы определим физический процент выполнения или текущую стадию? Очень часто в таких компаниях прибегают к определению процента завершения проекта по методу «сегодняшнего числа» или непосредственно контактируя с подрядчиком.
Представим, что нам крайне необходимо узнать о завершенных работах и потраченных средствах. Как же это сделать на таком графике? Попросту невозможно. Отставание работы «Form and Pour Concrete – Floors and Roof » не определено ни по времени, ни по ресурсам. Отсутствие взаимосвязей не дает никакой информации о вполне реальном отставании последующих работ.
 В программном продукте для планирования проектов AxProject вы найдете специально разработанные поля «Отклонение по срокам» и «Отклонение по стоимости», что позволит избежать запутанных меток об отставании через ресурс и других способов информирования, рис.3.

Отклонение окончания задачи в AxProject

Рис. 3. Оповещение об отклонении

Существуют, конечно, проекты, которые исполняются Подрядчиками в рамках установленных сроков и бюджета. Но не будем спорить, что таких отнюдь не абсолютное большинство. А значит, компания должна планировать свою деятельность не только с помощью графических средств Excel или даже диаграммы Ганта (так называемое «рисование» проекта). Ведь при этом могут возникать следующие проблемы:

  1. Отсутствие достаточной детализации проекта. Точное знание о завершении проекта на 5 дней позже и о дополнительно необходимом конкретном количестве денежных средств, напротив, позволит скорректировать бюджет, маркетинговую деятельность и т.д.
  2. Отсутствие информации о необходимых человеческих и материальных ресурсах, оборудовании. А ведь так важно знать, какую часть ресурсов и на какое время необходимо перераспределить на другие работы при изменении дат начала и окончания, начало каких проектов в связи с этим нужно перенести. Отсутствие запланированного учета материалов также может привести к смещению дат начала и завершения работ и всего проекта в целом.
  3. Отсутствие рационального планирования бюджета проекта.
  4. Задачи не взаимосвязаны друг с другом.
  5. Динамика исполнения проекта не отслеживается.

Примем все замечания по планированию к сведению и посмотрим на график на рис.4. Пример того, как можно детализировать работы по” Foundations”.

Уровень детализации задачи

Рис. 4. Уровень детализации 2

Данный график дает довольно емкую информацию по проблематичным вопросам. Приведены даты начала и окончания каждого из подэтапов, составляющие строительства первого этажа,  а также указана стоимость каждого из них, что уже упрощает определение текущего состояния проекта и его факторов.
Ориентируясь по данному графику, можно получить еще и информацию о завершении определенных разделов, датах начала/окончания следующих, а не абстрактные и относительные величины оценки завершения работ. Самый высокий уровень детализации подробно описывает работы, их объем, необходимые материалы и их стоимость.
 Также узнаем из графика требуемую к оплате рабочих заработную плату и расходы на работу машин и механизмов. И вдобавок ко всему, выясним взаимосвязи между работами.
Таким образом, всегда можно получить полную информацию, используя уровни детализации 2 и выше. И ответить на критические вопросы планирования, определенные в начале статьи:

  1.  Каковы конкретные обязанности ваших подрядчиков  в данный момент времени?
  2.  Сколько вам точно необходимо денег на тот или иной проект на ближайшее время в разрезе всех статей бюджета?

Процесс планирования согласно данным уровням детализации позволит получать своевременный отчет о реализованных работах и стадиях проекта. Следовательно, вы будете знать:

  1. Сроки отставания по срокам с точностью до одного дня.
  2. Перерасход бюджета с точностью до рубля.

 Получая ответы на эти и многие другие вопросы, которые требуют большей степени детализации проекта, мы можем быть уверены, что управление и планирование проекта осуществляется действительно грамотно. Имея же под рукой нарисованный в Excel график, добиться точности и объективных показателей о состоянии проекта просто невозможно.
 

Узнайте подробнее о программе для планирования проектов
или загрузите и попробуйте AxProject прямо сейчас

Семь неудобств диаграммы Ганта и способы их обойти

Многие стандартные диаграммы Ганта перегружены  излишними деталями, слишком громоздки для просмотра и распечатывания, в то время как многочисленные линии сетки вызывают путаницу.
Говоря об удобстве получения необходимой информации по диаграмме Ганта, нельзя не упомянуть очевидность затруднительного доступа к вехам и уровням вложенности. Последнее неудобство заключается в отсутствии опции углубления, которая бы позволяла отображать любой желаемый уровень задач и подзадач без необходимости просмотра суммарных задач или задач смежных уровней.
 
Принимая во внимание все эти соображения, компания Advanced Experience разработала новую диаграмму, которая позволяет избежать проблемы, возникающие при работе с диаграммами Ганта.
 
Диаграмма проекта (ProjectChart) – это новое представление, являющееся уникальной разработкой AxProject и дополняющее стандартные представления Задач и Ресурсов (TaskView, ResourceView). Появление диаграммы проекта стало результатом ряда выводов, к которым пришла команда разработчиков AdvancedExperience при изучении вышеупомянутых неудобств, возникающих при использовании диаграмм Ганта.
 
Диаграмма Проекта с майлстоунами Какова же функциональность диаграммы проекта и в чем ее удобство?
 

  1. Уровни вложенности (задач). Теперь, с целью просмотра, вы можете углубляться до любого указанного уровня задач или подзадач.
  2. Вехи доступны с одного взгляда. Вехи проекта постоянно отображены в его верхней области.
  3. «Облегченная» диаграмма Ганта. При наличии диаграммы проекта в программе-планировщике такая диаграмма освобождает диаграмму Ганта от излишних деталей, таким образом, делая ее менее сложной, более понятной и легкой для восприятия.
  4. Отсутствие излишних линий сетки.
  5. Критический путь всегда выделен.
  6. Экономия пространства. В отличие от привычного громоздкого представления задач, при котором каждая задача занимает отдельную строку, в диаграмме проекта задачи, временные фазы которых не накладываются друг на друга, размещаются в одной строке одна за другой. Это сделано с целью экономии места, позволяя, таким образом, просматривать действительно большие и сложные проекты, используя минимум пространства. Удобная опция перетаскивания за заголовок позволяет с легкостью перемещаться от одной временной фазы проекта к другой.

 Для оценки удобства использования новой диаграммы вы можете загрузить AxProject по ссылке www.axproject.com/download. Вы убедитесь в том, насколько легче становится понимание проекта!
 
Мы будем рады получить ваши комментарии и рекомендации по улучшению продукта, которые вы можете отправить нам.

Премущества AxProject

Богатство функциональных возможностей
AxProject 2010 представляет собой мощный инструмент по управлению проектами, отличающийся широким набором средств календарного планирования, построения логической структуры проекта, а также инструментов стоимостного анализа, контроля и управления бюджетом и ресурсами проекта. AxProject разработан с учетом передового опыта и возможностей, используемых в программном обеспечении по управлению проектами.
 
Удобство в использовании
Понятный и удобный интерфейс позволит Вам успешно ориентироваться в инструментах программы и ни на секунду не сомневаться в предназначении какой-либо возможности программы. Вы быстро привыкнете к удобной и простой навигации (панель инструментов с вкладками, как в MS Office 2007) и сможете создавать проекты любой сложности.

Доступная цена
Продукт предлагается по привлекательной цене, а гибкая ценовая политика делает возможным удовлетворение требований клиента любого уровня.
 
Гибкость и адаптируемость
По Вашему желанию, мы можем изменить, улучшить или расширить функционал программы AxProject  в соответствии с Вашими деловыми или производственными нуждами. Наша команда разработчиков учтет ваши пожелания и по возможности адаптирует продукт под специфические потребности вашего бизнеса.

Разумное и эффективное управление проектами

AxProject – программа по планированию и управлению проектами, которая объединяет в себе три ключевых преимущества: многофункциональность, простота использования и доступность. У вас своя специфика бизнеса? Вы можете заказать специальную версию, которая будет отвечать потребностям планирования в вашей сфере деятельности.


Лучшие инструменты для планирования ваших проектов и бизнес-идей

AxProject 2010 представляет собой мощный инструмент по управлению проектами, выделяющийся широким набором средств календарного и ресурсного планирования, и разработан с учетом передового опыта и возможностей, используемых в программном обеспечении по управлению проектами.
 
Удобство в использовании и интуитивно понятный интерфейс позволят Вам легко ориентироваться в инструментах программы и ни на секунду не сомневаться в предназначении какой-либо возможности программы. Вы быстро привыкнете к удобной и простой навигации и сможете создавать проекты любой сложности.

Узнайте больше о проектном планировании с Axproject..